Copilot instructions : personnaliser Microsoft 365 Copilot

Vous et un collègue mieux organisé posez la même question à Copilot. Sa réponse à lui sera plus juste, mieux formatée et dans le bon ton. En réalité, la différence tient à un réglage : il a pris cinq minutes pour dire à Copilot qui il est et comment il veut ses réponses. C’est tout l’objet des instructions personnalisées.

Cet article prolonge notre guide des versions et accès de Microsoft Copilot et se concentre sur l’assistant de Microsoft 365. Il ne traite pas des instructions de GitHub Copilot, l’outil de code, qui dispose de son propre système de consignes. L’application Microsoft 365 Copilot s’appelle d’ailleurs désormais Microsoft Copilot.

Copilot instructions : ce que recouvre la personnalisation

Sous le terme « instructions », Microsoft regroupe en réalité un ensemble de réglages de personnalisation et de mémoire. Quatre briques travaillent ensemble pour adapter Copilot à vous.

• Les instructions personnalisées sont des règles que vous fixez vous-même. Elles portent sur le ton, le niveau de détail, le format ou la langue, et restent stables tant que vous ne les modifiez pas.
• Les mémoires enregistrées retiennent des faits utiles. Copilot les capte au fil des échanges, comme votre métier ou un projet en cours, ou les enregistre à votre demande.
• La personnalisation par l’historique exploite vos échanges passés. L’assistant s’appuie sur vos conversations précédentes pour rendre ses réponses plus pertinentes.
• Les « work insights » viennent de votre activité professionnelle. Copilot les déduit lui-même de vos e-mails, de vos conversations Teams et des transcriptions de réunion, selon le plan de votre organisation.

Contrairement aux instructions, vous ne remplissez pas ces work insights vous-même. Pour les consulter, il suffit donc de demander à Copilot « Que sais-tu de moi ? », puis de lui demander d’oublier un détail si besoin.

Instructions personnalisées et mémoire : deux leviers différents

Ces deux réglages produisent un effet proche, par des chemins opposés. Les instructions personnalisées sont déclaratives : vous écrivez une consigne et Copilot l’applique à chaque réponse. À l’inverse, la mémoire est adaptative, car l’assistant déduit vos préférences de vos échanges et les réutilise seul.

Le bon réflexe consiste donc à combiner les deux. Servez-vous des instructions personnalisées pour vos standards constants, comme la langue ou le format. Ensuite, laissez la mémoire prendre le relais sur ce qui évolue, comme le projet du moment ou un sujet récurrent.

Où régler les instructions de Copilot

Les réglages se trouvent au même endroit, dans les paramètres de personnalisation de Copilot Chat. La marche à suivre tient en quatre étapes.

Le même menu donne accès à « Gérer les mémoires enregistrées », où vous pouvez supprimer une mémoire à l’unité ou toutes à la fois.

Des instructions qui changent vraiment les réponses

En pratique, une bonne instruction est précise et durable. Elle décrit le résultat attendu plutôt qu’une demande ponctuelle. Voici des consignes qui font une différence visible dès la première réponse.

• Fixez le ton. « Réponds sur un ton professionnel et direct, sans formules de politesse superflues. »
• Imposez un format. « Structure tes réponses en puces courtes, avec une phrase de synthèse en tête. »
• Choisissez la langue. « Réponds toujours en français, même si je te parle dans une autre langue. »
• Donnez votre contexte métier. « Je suis chef de projet dans l’industrie. Mon audience est composée de dirigeants pressés. Adapte ton niveau de détail. »
• Limitez la longueur. « Va à l’essentiel : 150 mots maximum, sauf si je demande explicitement plus. »

Côté mémoire, le principe est d’ailleurs le même, formulé comme une demande de mémorisation. Dites par exemple « retiens que je préfère les listes à puces » ou « je travaille sur le projet Alpha », et Copilot le réutilise. Un signal « Mémoire mise à jour » confirme l’enregistrement, que vous pouvez relire et supprimer à tout moment dans les paramètres.

Qui peut utiliser les instructions Copilot

Selon la documentation de Microsoft, la mémoire et les instructions personnalisées sont accessibles aux utilisateurs de Copilot Chat, avec ou sans licence Microsoft 365 Copilot. En revanche, les work insights dépendent du plan de l’organisation. Microsoft classe encore l’ensemble en préversion dans sa documentation d’administration, alors que le déploiement général de la mémoire et de l’historique est annoncé de mi-septembre à fin octobre 2026.

Sécurité et conformité

Par ailleurs, ces données restent dans votre périmètre Microsoft 365. Les mémoires, les instructions et les éléments déduits de l’historique sont stockés dans un dossier masqué de votre boîte aux lettres Exchange. Ils suivent donc les règles de chiffrement de votre messagerie. Microsoft précise toutefois que les instructions personnalisées ne sont pas encore récupérables par eDiscovery, contrairement aux mémoires.

Notre avis sur les instructions Copilot

C’est le réglage le plus rentable de tout Copilot, et celui que presque personne n’active. Pourtant, beaucoup d’utilisateurs jugent l’assistant décevant alors qu’ils dialoguent avec un outil qui ignore tout d’eux. Cinq minutes suffisent pour écrire deux ou trois instructions claires sur la langue, le format et le contexte métier. La qualité des réponses monte alors d’un cran.

La bonne méthode tient en trois gestes : posez vos instructions durables une fois, laissez la mémoire accumuler ce qui évolue, puis relisez vos réglages de temps en temps. Pour un échange sensible, ouvrez une conversation temporaire, qui n’utilise ni n’enregistre de mémoire. Votre administrateur peut néanmoins y accéder dans les outils de conformité. Pour mettre ces réglages à profit, notre guide de Copilot dans Word, Excel et Outlook et la fiche Microsoft Copilot prennent le relais.